Istilah surat dinas sering kita jumpai ketika membicarakan topik yang berhubungan dengan suatu instansi, baik pemerintah maupun swasta. Nah, karena mewakili kepentingan suatu instansi, surat ini resmi.
Sayangnya, masih banyak yang belum memahami fungsi dan contoh surat dinas. Belum lagi saat diminta membuat surat resmi sendiri.
Oleh karena itu, mari kita mulai mempelajari satu persatu beberapa hal yang penting untuk Anda ketahui tentang surat dinas.
Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat Lengkap dengan Formatnya
Surat dinas dibuat secara resmi mewakili organisasi atau lembaga
(foto: pixabay)
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pengertian surat dinas adalah ‘surat yang dikirim oleh suatu instansi pemerintah dan tidak dipungut biaya’.
Namun dalam arti luas, surat dinas adalah surat dinas untuk keperluan dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi, baik pemerintah maupun swasta.
Jadi, lembaga atau instansi yang bisa mengeluarkan surat resmi bukan hanya pemerintah, kan?
Perusahaan atau bahkan sekolah dan organisasi seperti OSIS dapat mengeluarkan surat resmi yang mewakili organisasinya masing-masing.
Karena bersifat resmi, maka dalam pembuatan surat dinas harus mengacu pada standar surat dinas yang memiliki bagian-bagian penting seperti kop surat, nomor surat, nama organisasi, tanda tangan penanggung jawab surat dan pejabat. segel organisasi.
Bahasa yang digunakan juga harus mengacu pada aturan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) yang merupakan bahasa baku sehingga memberikan kesan sopan dan mudah dipahami oleh penerimanya.
Ada beberapa fungsi surat dinas
(foto: pixabay)
Pada dasarnya surat dinas dibuat karena ada fungsi yang ingin dicapai. Fungsi surat dinas antara lain :
1. Dokumen penting
Jika suatu surat dinas memuat keputusan atau izin atas sesuatu hal, tentu akan menjadi dokumen penting baik bagi penerima maupun pengirimnya.
2. Bukti identitas
Surat dinas tersebut akan menjadi bukti identitas pemilik jika berupa undangan, surat kuasa, atau surat tugas.
3. Sebagai arsip
Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi merupakan arsip bagi instansi tersebut. Kedepannya, arsip dapat menjadi pengingat sekaligus rekam jejak perkembangan suatu instansi.
4. Sebagai pedoman kerja
Surat dinas berupa instruksi kerja, izin, dan surat keputusan dapat menjadi acuan bagi pegawai di instansi terkait dalam menjalankan tugasnya.
5. Sebagai bukti persetujuan
Ada surat resmi yang merupakan jenis surat perjanjian. Tentu untuk hal ini penting adanya surat resmi sebagai alat bukti otentik.
Baca juga: Contoh Surat Kuasa dan Yang Harus Disertakan
Bagaimana sistematika dalam contoh surat dinas?
(foto: pixabay)
Sebagai surat dinas, surat dinas harus memenuhi standar surat dinas. Untuk dapat dinyatakan sebagai surat dinas, surat dinas harus terdiri dari bagian-bagian atau susunan sebagai berikut:
1. Kop surat atau kop surat
Bagian ini menunjukkan identitas lembaga yang mengeluarkan surat resmi. Pada kop surat terdapat nama, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat email instansi.
2. Tanggal surat
Jika dalam surat yang bersifat pribadi hanya diperlukan tanggal surat, apalagi dalam surat dinas.
3. Nomor surat
Bagian ini harus dalam surat resmi. Pemberian nomor surat memudahkan tugas-tugas administrasi di instansi terkait.
4. Subjek
Bagian ini memuat maksud dari surat dinas.
5. Alamat
Surat harus mencantumkan alamat penerima yang dituju.
6. Lampiran
Jika surat dinas tersebut memiliki berkas tambahan yang dilampirkan, bagian lampiran harus diisi.
7. Salam pembuka
Karena sifat surat dinas adalah resmi, ragam sapaan dalam sapaan harus formal.
8. Isi surat
Surat dinas harus memuat informasi yang singkat, padat, dan jelas.
9. Salam penutup
Sama halnya dengan salam pembuka, salam penutup juga harus menggunakan bahasa formal.
10. Nama
Nama pejabat yang bertanggung jawab membuat surat dinas harus dibubuhi tanda tangan dan stempel instansi yang diwakilinya.
11. Salin
Apabila ada pihak lain yang perlu mengetahui tentang keberadaan surat tersebut, maka salinan atau salinan dari surat yang asli harus diberikan.
Contoh surat resmi
Contoh 1
(foto: pinterest)
Contoh 2
(foto: pinterest)
Contoh 3
(kredit foto: mypurohith)
Ini adalah contoh surat resmi. Semoga bisa bermanfaat.
